Trello: เครื่องมือดีๆที่ Project Management Team ควรใช้

ในฐานะที่ทำงานอยู่ในทีม Project Management วันนี้ก็เลยอยากจะมาแนะนำเครื่องมือดีๆ แถมฟรีอีกด้วย เผื่อใครกำลังหา tools สำหรับการทำงาน จะได้ลองเอาไปประยุกต์ใช้กันดูค่ะ ซึ่งเครื่องมือที่ว่านั้นก็คือ Trello นั่นเองค่ะ

ว่าแต่ Trello คืออะไร?

Trello คือ collaboration software หรือ software ที่มีสำหรับเอาไว้ใช้ทำงานร่วมกันในทีมหรือในองค์กรค่ะ ลักษณะเด่นของ Trello คือจะมีหน้าตาคล้ายกับกระดานที่เราเอาไว้แปะโพสต์อิท เวลาที่ทำ workflow

ซึ่งบอร์ดหรือกระดานหน้าตาแบบนี้จะมีชื่อเรียกว่า “kanban board” หรือก็คือ เป็นบอร์ดที่เอาไว้แจ้ง workflow เช่น status, progress และ issues ต่างๆเป็นต้น โดยจะมีหัวข้อเขียนไว้ แล้วเอา sticky note มาแปะตามช่อง เพื่อให้ง่ายต่อการย้ายเมื่อมีการปรับเปลี่ยน status ของแต่ละเรื่องนั่นเองค่ะ

แล้วเจ้า Trello นี่ใช้ยังไงกันนะ?

เริ่มแรก เราต้องไปสมัคร account ของ trello ที่ trello.com กันก่อนค่ะ

กดลงทะเบียน

กรอกรายละเอียด

แล้วเมื่อเราได้ account ของ trello ก็สามารถสร้าง board งานของเรากันได้เลยค่ะ โดยคลิกที่ Create Board แล้วตั้งชื่อ Title ของ Board นั้น หากมีทีมอยู่แล้วก็เลือกทีมได้ค่ะ ซึ่งในแต่ละ Board นั้นเราสามารถ set ได้ ว่า จะให้ board นั้นเป็น Private, เห็นเฉพาะใน Team หรือ Public ค่ะ

เมื่อกด create แล้วเราก็จะเข้ามาใน board นั้นค่ะ

ซึ่งเราจะเปลี่ยนสี หรือรูปภาพ background ของ board นั้นก็ได้นะคะ โดยเลือกตัวเลือก Change Background ใน Menu ด้านขวามือได้เลยค่ะ

กลับมาดูในส่วนการสร้าง List ใน board กันค่ะ

List คืออะไร?

จริงๆแล้ว การใช้งาน trello สามารถปรับเปลี่ยน พลิกแพลงใช้ได้หลายรูปแบบ เราอาจจะตั้ง list เป็นลำดับ progress ของงานก็ได้ เช่น

หรือจะทำเป็น Financial Planning ก็ได้

ซึ่งเราสามารถเข้าไปดูตัวอย่างการใช้งานต่างๆ ในบอร์ดอื่นๆได้ที่ https://trello.com/inspiringboards เลยค่ะ

 

หลังจากที่เราสร้าง List แล้ว ด้านใน List เราสามารถเพิ่ม card ย่อยลงไปใน List ได้ตามใจชอบเลยค่ะ

ซึ่งภายใน card เราสามารถตั้งค่าได้หลากหลาย ทั้งใส่ description, add comment, add member, ใส่ labels, เพิ่ม checklist, ใส่ due date, และ attached file ที่เกี่ยวข้องเข้าไปได้ด้วยค่ะ (สำหรับระบบแบบไม่เสียเงินตรงนี้จะถูกกำหนดไว้ไม่ให้ 1 ไฟล์เกิน 10MB)

นอกจากนี้ยังมี function อื่นๆ ใน actions อีก เช่น

Move = ย้าย card นี้ไปที่ list อื่น หรือย้ายข้าม board เลยก็ได้นะคะ

Copy = สำเนา card นั้นขึ้นมาอีก 1 card โดยรายละเอียดต่างๆก็จะเหมือนกับ card ต้นฉบับ

Subscribe = ลงชื่อไว้เพื่อให้มีการรายงานความเคลื่อนไหวของ card นี้

Archive = เก็บ card นี้ไว้ใน Archive แต่หากต้องการลบทิ้งไปเลย ต้องเข้าไปลบที่ Share and more อีกทีค่ะ

 

สำหรับ Trello นั้น เราสามารถเห็น activity ทุกอย่างที่มีการกระทำลงไปใน board โดยดูจาก Menu > Activity ซึ่งหากใน board นั้นมีคนร่วมใช้งานหลายคน เราก็จะเห็นได้เลยว่าใครทำอะไรลงไปบ้างค่ะ

หากจะแก้ไขอะไร ก็คลิกเข้าไปที่รูป profile ของเราค่ะ

ซึ่งเราจะสามารถแก้ไข profile ได้ เข้าไปดู card ที่เราเป็น member ได้ หรือจะ setting อื่นๆก็ได้ค่ะ

 

ตัวอย่างหน้ารวม card ที่เราเป็น member

หน้า setting ต่างๆ

ทั้งนี้ แนะนำว่า ในการสมัคร ควรจะใช้ e-mail account ที่เราใช้งานประจำ เพราะเวลาที่มีการ update อะไรใน board หรือใน card ที่เราเป็น member นั้น Trello ก็จะส่ง update ให้เราใน e-mail เลยค่ะ

ตอนนี้เราก็รู้วิธีใช้งานเบื้องต้นกันแล้ว ลองเข้าไปใช้งานกันดูนะคะ แตงว่ามันเป็น online software ที่ใช้งานได้ง่าย (user friendly) สามารถใช้ได้หลากหลายรูปแบบ และสามารถใช้ร่วมกับคนอื่นๆได้ด้วย โดยเฉพาะทีม Project Management สามารถ list task งานและใส่ resource ใส่ due date และสามารถ track งานร่วมกับ Product Owner ได้ด้วย

ในตอนต่อไป จะมาแนะนำส่วนเสริมที่เหมาะกับการใช้ tracking มากๆ ที่ชื่อ Planyway Calendar นะคะ ^^